Tietosuojaseloste

Kepakoti Oy 25.5.2018

Tämä on Kepakoti Oy:n EU-asetuksen 2016/679 (Tietosuoja-asetus/GDPR) ja Suomen Henkilötietolain (523/199) mukainen rekisteriseloste.

Tässä Tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Kepakoti Oy kerää, miten henkilötietoja käsitellään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Kepakoti Oy:n tarjoamiin palveluihin. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneet Kepakoti Oy:n palveluista.

1. Rekisterin tiedot
Rekisterinpitäjä
Kepakoti Oy
Y-tunnus: 2366424-8

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Tietosuojavastaava
Jussi Virtanen
‭050 573 7323‬‬
jussi.virtanen@kepakoti.fi

2. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

  • Palveluiden tilaaminen, kehittäminen ja tiedottaminen
  • Asiakkaan terveyden edistäminen ja hoidon ja kuntoutuksen suunnittelu, toteutus ja seuranta
  • Lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin.
  • Palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
  • Yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn ja uutiskirjeen tilaamiseen
  • Kohdennettuun asiakasviestintään
  • Markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn perusteena on Kepakoti Oy:n ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Kepakoti Oy:n tarjoaman palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, potilaslainsäädäntöön ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin.

3. Rekisterin sisältämät tiedot
Rekisteriin tallennetaan vain liiketoiminnan ja käyttötarkoituksen kannalta välttämättömät tiedot. Kepakoti Oy:n asiakasrekisteri voi sisältää seuraavat tiedot asiakkaista ja huoltajista:

  • Yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  • Henkilötunnus
  • Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (tilinumero, maksutiedot ja muut asiakassuhteen yksilöivät tiedot)
  • Asiakastapahtumatiedot (asiakaspalautteet, yhteydenotot ja muut asiointitiedot)
  • Sopimustiedot (palvelusopimukset, vuokrasopimukset ja muut erikseen solmittavat sopimukset)
  • Hoito- ja hoivatoimintaa koskevat tiedot (hoito- ja kuntoutussuunnitelmat, seurantatiedot, muut hoidossa kertyvät tiedot)
  • Rekisteröidyn antamat suostumukset

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä Kepakoti Oy:n ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Kepakoti Oy:n palveluiden tuottamiseksi.

4. Rekisterin tietolähteet ja käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakassuhde, asiakkaan suostumus tai asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys. Rekisterin tietolähteenä toimii asiakkaan itse antamat tiedot.

5. Tietojen luovutukset
Kepakoti Oy siirtää joissakin tapauksissa henkilötietoja myös kolmansille osapuolille. Kolmannet osapuolet toimivat tällöin tietojen käsittelijöinä. Tietoja siirretään kolmannelle osapuolelle asuinpalveluiden ja IT-palveluiden tuottamista varten.

Kepakoti Oy varmistaa kaikissa tilanteissa sopimuksellisesti, että tietoja säilytetään ja käsitellään asianmukaisesti ja tietoturvallisesti.

Tietoja saatetaan luovuttaa viranomaisille kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.

6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti ja niihin pääsy on rajattu vain välttämättömälle henkilöstölle. Rekisteri ja sen tiedot ovat suojatulla palvelimella ja sähköinen tiedonsiirto tapahtuu salattua ja suojattua yhteyttä käyttäen.

Muilta kuin sähköisiltä osin tiedot säilytetään lukituissa ja/tai valvotuissa tiloissa.

Käytettäessä kuudennessa luvussa kuvattuja kolmannen osapuolen palveluita, Kepakoti Oy pyrkii varmistamaan palveluntuottajien palveluiden turvallisuuden, ensisijaisesti sopimuksellisin keinoin.

8. Rekisteröityjen oikeudet

Käyttäjällä on mahdollisuus nähdä järjestelmään tallennetut omat tiedot ja pyytää niiden muuttamista, korjaamista tai poistamista ottamalla yhteyttä kohdasa kaksi ilmoitettuun tietosuojavastaavaan. Sisällytäthän viestiin todistuksen henkilöllisyydestäsi. Tiedot toimitetaan 30 päivän sisällä selkeän pyynnön vastaanottamisesta.

Toistuvista pyynnöistä aiheutuneesta työstä Kepakoti Oy veloittaa sen aikaisen tuntihinnaston mukaisesti.

9. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Kepakoti Oy pidättää oikeuden muuttaa ja päivittää tietosuojaselostetta. Uusin versio tietosuojaselosteesta löytyy aina Kepakoti Oy:n internet-sivustolta.

Yhteystiedot
Kepakoti Oy
Jussi Virtanen
Toiminnanjohtaja
p: 050-5737323
jussi.virtanen@kepakoti.fi
www.kepakoti.fi

Asumispalveluyksikkö
Onnentaival 4
07170
Pornainen